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一 、本校师生员工查阅一般档案 ，凭校园卡或学士证均可在工作时间内办理借阅手续 。外单位人员请携带身份证或单位介绍信前来办理具体手续 。
二 、本校师生员工若需利用馆藏未开放的档案 ，除具备以上规定的证件手续外，还需要办理相应查阅的申请手续并由所在部门、院系负责人审批后方能借阅。
1.本校人员查阅学校党政会议记录 、决议 、纪要材料 ，需填写《南京财经大学档案馆查阅利用申请表》 ，经党校办主任批准 。
2.本校人员查阅非本部门产生的未公开的档案（如重要文件、会议记录等），需填写《南京财经大学档案馆查阅利用申请表》 ，由档案产生部门负责人批准 。查阅与本人相关的档案 ，如任免 、表彰 、处分等以及由本单位或本人形成的档案可以放宽要求。
3.本校人员查阅财务凭证，须填写《南京财经大学财务处凭证查阅申请表》，经财务处主要负责人批准 ，由财务处专人陪同 。
4.本校人员查阅他人限制利用的科研档案需要经过相关院系、科研机构的负责人或课题组负责人或研究生导师或研究生本人同意 。
5.外单位人员查阅以上档案 ，均需填写《南京财经大学档案馆查阅利用申请表》，经学校有关单位负责人签署意见并经档案馆负责人批准 ，方能具体办理查阅事宜 ，并要有完整的记录。
6.需利用涉密档案者，须向校保密办申请 ，办理相关手续 。
三 、港 、澳、台等海外同胞及国外组织、个人查阅馆藏档案 ，除必须办理申请手续外，还需要经过学校外事部门及党校办负责人同意 。
四 、利用馆藏档案必须认真填写《档案查阅登记表》 ，原则上限在馆内查阅 、不得借出 ，并要在馆内工作人员的具体指导下查阅；如必须外借使用，校内人员凭校园卡办理相关手续 ，经档案馆负责人批准 ，填写《档案借出登记表》，方可借出。借阅时间不超过一周，因特殊情况需继续使用 ，应办理续借手续。归还时 ，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，并进行归还登记 。校外人员限在馆内查阅 ，概不借出 。保密档案按学校保密规定办理。
五、复制 、复印馆藏公开档案由馆内工作人员办理 ，需要摘抄 、复制未开放档案的，需要经档案馆主要负责人批准 。
六、档案利用查阅人必须按照工作人员具体指导查阅利用档案 ，不得私自增删 、涂改 、撕毁、转借 、篡改 、恶意复制档案；如发生以上事实要严格追究其责任 ，如发生丢弃和严重违反规定者，处以罚款至追究法律责任 。
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